In een afgeschermde database die uitsluitend toegankelijk is voor de bedrijven die deelnemen aan het CCV collectief winkelverbod worden de volgende persoonsgegevens van de betrokkene geregistreerd:
Het betreft de volgende gegevens: naam, adres*, woonplaats*, geboortedatum*, geboorteplaats*, persoonsbeschrijving, datum, typering en beschrijving incident, type en duur registratie, foto.
* Deze gegevens zijn alleen toegankelijk voor de beheerder
De genoemde gegevens worden opgeslagen zodat deelnemende bedrijven weten welke personen een collectieve waarschuwing of verbod hebben voor hun winkelgebied. Individuele verboden zijn alleen zichtbaar voor de ondernemer die het verbod heeft gegeven. Na de looptijd van het verbod of waarschuwing worden de gegevens automatisch uit het systeem verwijderd.
De deelnemende onderneming is verwerkingsverantwoordelijke voor het individueel winkelverbod en samen met andere deelnemende ondernemingen gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijk voor het collectief winkelverbod. Het eerste aanspreekpunt voor mensen die een verbod of waarschuwing opgelegd hebben gekregen, is de onderneming die het verbod of de waarschuwing heeft uitgereikt.
De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geeft de betrokkene een aantal privacyrechten:
Een betrokkene kan een schriftelijk verzoek richten aan de verwerkingsverantwoordelijke om van de bovengenoemde rechten gebruik te maken. Om misbruik te voorkomen kan gevraagd worden om een adequate identificatie. De verwerkingsverantwoordelijke bericht de verzoeker – eventueel in overleg met de beheerder – binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk of dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed.
Er kan een klacht worden ingediend door de betrokkene bij de onderneming die het verbod of de waarschuwing heeft uitgereikt. Dit verzet heeft geen opschortende werking. De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk of dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed.
De onderneming kan voor het in behandeling nemen van een verzet, een vergoeding van kosten verlangen, die niet hoger mag zijn conform de verordening (AVG), zoals beschreven in artikel 15, derde lid. De vergoeding wordt teruggegeven in geval het verzet gegrond wordt bevonden.
Indien de betrokkene van mening is dat de klacht niet op zorgvuldige en afdoende wijze is afgehandeld door de onderneming, kan de betrokkene zich wenden tot een onafhankelijke klachtencommissie die is ingesteld door het CCV. Dat kan door een brief te sturen naar: Het CCV, t.a.v. Klachtencommissie collectief winkelverbod, Postbus 14069, 3508 SC Utrecht. Het oordeel van deze klachtencommissie is bindend.
Indien de betrokkene vervolgens nog steeds van mening is dat de klacht niet op zorgvuldige en afdoende wijze is behandeld, heeft de betrokkene het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De betrokkene kan ook een verzoek tot bemiddeling indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.